Unsere Datenschutzerklärung
Der für die Datenverarbeitung „Verantwortliche“ ist der AWO Hamburg Reinigung & Service GmbH (nachfolgend „AWO Hamburg“), Witthöfftstraße 5-7, 22041 Hamburg, Telefon: +4940 – 41 40 23-182, E-Mail: reinigung@awo-hamburg.de
Unseren Beauftragten für den Datenschutz, die FIDES IT Consultants GmbH – Herrn Kollmann, erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse datenschutz@awo-hamburg.de.
Nachfolgend haben wir die wichtigsten Informationen zu den typischen Datenverarbeitungen getrennt nach Betroffenengruppen für Sie zusammengestellt. Für bestimmte Datenverarbeitungen, die nur spezifische Gruppen betreffen, werden die Informationspflichten gesondert erfüllt.
Sofern im Text der Begriff "Daten" verwendet wird, sind jeweils allein personenbezogene Daten im Sinne der DS-GVO gemeint.
I. Datenverarbeitungen
1. Informationen zum Datenschutz für Besucher der Webseite
1.1 Unser Webserver verarbeitet bei jeder Anfrage eine Reihe von Daten, die Ihr Browser automatisch an unseren Webserver übermittelt. Dabei handelt es sich um die Ihrem Gerät aktuell zugewiesene IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit der Anfrage, die Zeitzone, die konkret aufgerufene Seite oder Datei, den http-Statuscode und die übertragene Datenmenge; zusätzlich die Webseite, von der Ihre Anfrage kam, den verwendeten Browser, das Betriebssystem Ihres Endgerätes und die eingestellte Sprache. Diese Daten nutzt der Webserver, um die Inhalte dieser Webseite bestmöglich auf Ihrem Gerät darzustellen.
1.2 Zweck der Datenverarbeitung ist die Darstellung der AWO, die Information über Aktivitäten und Angebote sowie die Kommunikation mit Interessenten.
1.3 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO, nämlich unser berechtigtes Interesse an der Darstellung der AWO und die Information von Besuchern der Webseite, sowie die Kommunikation mit Interessenten.
1.4 Protokoll- und Kommunikationsdaten werden ohne Hinzutreten besonderer Umstände nicht an Dritte weitergeben. Bei Verdacht einer Straftat oder in Ermittlungsverfahren können Daten an Polizei und Staatsanwaltschaft übermittelt werden. Wir setzen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
1.5 IP-Adressen werden spätestens nach 24 Stunden anonymisiert. Pseudonymen Nutzungsdaten werden jeweils nach Ablauf von drei Monaten gelöscht. Kommunikationsinhalte werden nach sechs Kalenderjahren gelöscht.
1.6 Ohne Preisgabe personenbeziehbarer Daten wie z.B. der IP-Adresse ist die Nutzung der Webseite nicht möglich. Eine Kommunikation über die Webseite ohne Angaben von Daten ist nicht möglich. Die Nutzung der Webseite ist auch möglich, wenn der pseudonymen Nutzungsanalyse widersprochen wurde.
2. Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis
2.1 Zweck der Datenverarbeitung ist die Bewerberauswahl für ein Beschäftigungsverhältnis. Eine Änderung dieses Zwecks ist nicht geplant.
2.2 Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG (2017) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b) (Anbahnung des Beschäftigungsvertrages) und Art. 88 DS-GVO. Sofern Sie sich für Informationen über freue Stellen registrieren, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von § 26 Abs. 2 BDSG (2017) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a) (Einwilligung) und Art. 88 DS-GVO.
2.3 Bewerberdaten werden intern an die zuständigen und entscheidungstragenden Mitarbeiter weitergeben. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
2.4 Die Daten werden drei Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Ist eine Bewerberin oder ein Bewerber auch an anderen Stellen interessiert, bleiben die Daten für bis zu 12 Monate gespeichert.
2.5 Die Angabe von personenbezogenen Daten ist erforderlich für die Prüfung der Bewerbung und ggf. den späteren Abschluss eines Beschäftigungsvertrages. Ohne Angaben von personenbezogenen Daten kann eine Bewerbung nicht berücksichtigt werden.
3. Dienstleister, Geschäftspartner, Kunden und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
3.1 Zweck der Verarbeitung ist die Vorbereitung und Durchführung der jeweiligen Verträge mit den Dienstleistern, Geschäftspartnern und Kunden.
5.2 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind bei Verträgen mit natürlichen Personen Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Vorbereitung und Durchführung des Vertrags), bei Verträgen mit juristischen Personen Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse, nämlich Kommunikation mit vertragsrelevanten Ansprechpartnern) sowie stets Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (gesetzliche Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Vorschriften). Bei der Prüfung, Durchsetzung oder Abweisung von Ansprüchen ist Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse, nämlich Durchsetzung von Ansprüchen oder Verteidigung gegen Ansprüche).
3.3 Kontakt- und Vertragsdaten können an weitere Dienstleister und Geschäftspartner sowie Ämter und Behörden übermittelt werden, sofern dies für die Durchführung des Vertrages oder Auftrages erforderlich ist. Wir setzen ferner Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
3.4 Daten von Vertragspartnern, Dienstleistern und Kunden werden 10 Kalenderjahre nach Vertrags- oder Auftragsbeendigung gelöscht.
3.5 Die Verarbeitung der Kontaktdaten bei Dienstleistern, Geschäftspartnern und Kunden ist erforderlich, um den Vertrag oder Auftrag durchzuführen. Werden die Daten nicht bereitgestellt, kann die Kommunikation in der Durchführung erheblich gestört werden.
4. Interessenten und Kommunikationspartner
4.1 Wir verarbeiten die Daten von Interessenten und Kommunikationspartnern zum Zweck der Kommunikation mit den Betroffenen.
4.2 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von Interessenten und sonstigen Kommunikationspartnern ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigtes Interesse, nämlich Kommunikation mit Interessenten und Kommunikationspartnern).
4.3 Wir setzen im Wege der Auftragsverarbeitung Dienstleister bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
4.4 Anfragen und Kommunikation werden nach zehn Kalenderjahren automatisch gelöscht.
4.5 Die Angabe von Daten ist für Interessenten und Kommunikationspartner erforderlich. Ohne Angabe von Daten ist eine Kommunikation nicht möglich.
II. Allgemeine Angaben und Rechte der betroffenen Personen
1. Eine Übermittlung von Daten in Drittländer findet nicht statt.
2. Wir nutzen keine Verfahren automatisierter Einzelfallentscheidungen.
3. Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten.
4. Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung.
5. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind.
6. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
7. Sie haben das Recht gegen die Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Erfolgt die Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung, so können Sie der Verarbeitung unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
8. Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder im Rahmen eines Vertrages, so haben Sie ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.
9. Sofern wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligungserklärung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die vor einem Widerruf durchgeführte Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.
10. Sie haben außerdem jederzeit das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.
System für Hinweisgebende
Korrektes gesetzes-, und regelkonformes Handeln hat für uns bei der AWO Hamburg sehr hohe Priorität. Der Erfolg unserer Arbeit als Verband hängt wesentlich von unserer Verlässlichkeit, Ehrlichkeit und Integrität ab. Zur Sicherstellung dieses Anspruchs ist es uns wichtig, jederzeit über Rechts- und Regelverstöße Kenntnis zu erlangen.
Zudem ist das Hinweisgebergesetz in Kraft getreten. Ziel des Gesetzes ist es, hinweisgebende Personen vor Repressalien zu schützen und für Rechtsicherheit bei der Meldung bzw. Offenlegung von Informationen über Verstöße zu sorgen. Das Hinweisgebergesetzt verlangt, dass der Arbeitgeber eine Meldestelle vorzuhalten hat, bei der z.B. Bedenken bei Fehlverhalten gemeldet werden können.
Wir haben uns entschieden neben den „normalen Kontaktmöglichkeiten“ ein so genanntes Hinweisgebersystem zur Verfügung zu stellen. In diesem Hinweisgebersystem können Sie schnell und einfach Bedenken über Fehlverhalten melden, welches unser Unternehmen oder auch das Wohlergehen von Mitarbeitenden und dritten Personen betrifft.
Das System für Hinweisgebende bietet Ihnen als Mitarbeitende aber auch Dritten die Möglichkeit, anonym und sicher Hinweise bei uns einzureichen. Zudem verpflichten wir uns, gegen Sie keine anderweitigen Maßnahmen einzuleiten, sofern Sie das System nicht missbrauchen. Ein Missbrauch kann aus unserer Sicht bestehen, falls hier vorsätzlich falsche Verdächtigungen oder Verunglimpfungen eingegeben werden.
Das Meldesystem darf nicht für falsche Anschuldigungen verwendet werden.
Zugang zu Ihrer Integrity Line und Compliance Cockpit
Ihre Meldeseite finden Sie unter: https://awo-hamburg.integrityline.app/
Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?
Das System für Hinweisgebende anonymisiert die Hinweise und leitet diese weiter an die interne Meldestelle. Die geschulten Mitarbeitenden der internen Meldestelle prüfen die Meldungen auf potenzielle Regelverstöße und gehen diesen systematisch nach.
Der/Die Hinweisgebende erhält zunächst eine Eingangsbestätigung über den gewählten Meldekanal. Danach erfolgt die Bearbeitung des Hinweises. Der/Die Hinweisgebende erhält dann schnellstmöglich eine Rückmeldung über den Meldekanal.
Die Hinweise können anonym erfolgen; wir möchten dennoch dazu ermutigen, den Namen in der Hinweisabgabe zu nennen. Unabhängig davon sollten Sie ein sicheres Postfach erstellen, um eine weiterführende Kommunikation mit uns zu ermöglichen.
Jede Meldung wird streng vertraulich behandelt.
Sie können uns Ihre Hinweise auch zu jeder Zeit per Mail (Anonymisierung ist hier nicht möglich) oder postalisch zukommen lassen:
AWO Landesverband Hamburg e.V.
Compliance
Witthöfftstr. 5-7
22041 Hamburg
Tel.: 040 41 40 23 170
compliance@awo-hamburg.de
Stand 22. Mai 2018